Política de Tratamiento de Datos Personales

DATA INNOVATION SAS, en adelante LA EMPRESA, es una compañía que actúa en la mayoría de los casos como encargada de tratamiento de datos personales por parte de sus clientes. Garantizamos los derechos del titular de datos personales en todo momento de acuerdo con la ley. El titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos.

Razón social: DATA INNOVATION SAS. NIT: 900.788.781-0.

Correo electrónico: habeasdata@datainnova.co. Página web: www.datainnova.co.

Documento DATA-005, versión 4. Elaboró: Marly Ortiz Hernández (Legal y protección de datos personales), 18 de febrero de 2024. Revisó: Mariano Sánchez (Operaciones), 25 de febrero de 2024. Aprobó: Luis Felipe Giraldo Cardona (Representante Legal), 1 de marzo de 2024.

LA EMPRESA, con el objeto de brindar la información requerida a los diferentes grupos de interés en materia de Tratamiento de Datos Personales de los titulares, y con la finalidad de que su protección sea efectiva y eficaz a través de los diferentes procesos y procedimientos de LA EMPRESA, ha elaborado el presente documento de Política de tratamiento de datos personales, y así generar lineamientos claros y específicos.

LA EMPRESA, conforme al literal b, del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, señala de forma taxativa: «(…) El régimen de protección de datos personales que se establece en la presente ley no será de aplicación: (…) b. A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. (…)»

Así mismo el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 señala los casos en que no es necesaria la autorización del titular, dentro de las cuales se encuentra: «(…) b. Datos de naturaleza pública; (…)»

Conforme a lo anterior, es necesario concluir que si bien LA EMPRESA está excluida de aplicación a la Ley 1581 de 2012, con fundamento en los principios de dicha Ley y a una debida diligencia empresarial, se compromete a dar cumplimiento a los mismos.

LA EMPRESA, en el desarrollo de sus actividades empresariales y en el ejercicio de su objeto social, con el objetivo de garantizar y de proteger los derechos del habeas data de los usuarios, y en obediencia a lo señalado en el Artículo 15° de la Constitución Política Colombiana, y la Ley 1581 de 2012 «por la cual se dictan disposiciones generales para el tratamiento de datos personales» (en especial lo indicado en el artículo 17° literal k), ha realizado el presente documento.

LA EMPRESA, dando cumplimiento a lo señalado por el Artículo 13° del Decreto 1377 de 2013, y en concordancia con el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, establece la necesidad de desarrollar las políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los responsables del tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.

La presente Política es aplicable a los registros que contienen información de datos personales recolectados por medios físicos y/o digitales que se encuentran en las bases de datos utilizadas por LA EMPRESA, para el desarrollo de sus actividades empresariales en calidad de encargado de la información.

Igualmente es aplicable a la comunidad en general, para que tengan conocimiento de la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, y los derechos que ellos puedan tener como titulares de datos personales ante LA EMPRESA, en caso de que tenga rol de tratamiento de sus datos personales.

Esta política es de obligatorio cumplimiento y conocimiento por todos, para todas las personas naturales o jurídicas responsables de la administración de bases de datos personales, con fundamento en la ley de protección de datos personales.

Los principios que se establecen a continuación constituyen los parámetros generales que se aplicarán de manera armónica e integral, por los cuales se rige LA EMPRESA, en el ejercicio de los procesos de recolección, circulación, uso y tratamiento de datos personales de las partes interesadas.

4.1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos. Se hace referencia a que el Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a la Ley 1581 de 2012, Decreto No. 1377 de 2013 y Decreto Único 1074 de 2015 y demás normas concordantes y que modifiquen las mismas.

4.2. Principio de finalidad. El tratamiento de datos personales efectuado por LA EMPRESA tiene como objetivo el de ejercer su objeto empresarial, ofertando productos y servicios a personas naturales y jurídicas, por lo cual solamente se recolectan los datos personales pertinentes relacionados con el desarrollo del objeto empresarial, respetando los límites señalados en la normatividad vigente.

4.3. Principio de libertad. LA EMPRESA puede efectuar el tratamiento de los datos personales, siempre y cuando cuente con el consentimiento previo, expreso e informado por parte del titular, para los casos en que se requiera de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012.

4.4. Principio de veracidad o calidad del dato. La información personal sujeta a tratamiento por parte de LA EMPRESA deberá ser veraz, completa y actualizada; por tanto queda prohibido el uso de datos parciales, incompletos, fraccionados o que puedan inducir en error a terceros. El usuario tiene derecho a obtener de LA EMPRESA, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de información que le concierne respecto de sus datos personales.

4.5. Principio de transparencia. LA EMPRESA garantiza que dentro de los tratamientos efectuados a los datos personales, el titular del dato personal podrá obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

4.6. Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento de datos personales será efectuado solamente por las personas autorizadas por el titular y/o las personas previstas por ley. Por tal razón los datos personales que fueren suministrados por el titular, a excepción de los de naturaleza pública, no estarán disponibles de forma abierta en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo el acceso que es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido, sólo a los Titulares o terceros que fueren autorizados.

4.7. Principio de seguridad. LA EMPRESA, como responsable y/o encargado de Tratamiento de Datos Personales, maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

4.8. Principio de confidencialidad. En LA EMPRESA todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales tienen la obligación de garantizar la reserva de la información, siendo extendida esta obligación hasta después de finalizada su relación con cualquiera de las labores que comprende el Tratamiento de la información. Para lo cual todas las personas que laboren en la actualidad o que se vinculen en el futuro, y que realicen tratamiento de datos personales dentro del desarrollo de sus actividades, ya sea que administren o manejen bases de datos, suscribirán el compromiso de confidencialidad establecido para tal efecto.

Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado, otorgado por el Titular del Dato Personal, para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: se trata del documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por parte del Responsable del Tratamiento del Dato Personal, que se pone a disposición del Titular del Dato Personal para comunicarle la información relativa a la existencia de las Políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: es el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato público: es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política, entendiéndose como todos aquellos que no sean de naturaleza semiprivada o privados, de conformidad con la Ley 1581 de 2012. Se entienden datos públicos los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

Dato semiprivado: se entiende como el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.

Dato personal: es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular del dato personal.

Datos sensibles: se entiende por aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Oficial de protección de datos: es la persona responsable en LA EMPRESA de atender las peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

Responsable del tratamiento: es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular del dato: es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Transferencia: tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, pueden ser tratados por LA EMPRESA, siempre y cuando, por su naturaleza, sean Datos Públicos.

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, LA EMPRESA solicitará previamente al Titular del Dato Personal la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita su consulta posteriormente.

Cuando se vayan a recopilar Datos Personales de carácter privado, LA EMPRESA le informará al titular de los datos, al momento de recopilar sus datos, lo siguiente: el tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo; el tiempo por el cual serán tratados sus datos personales; los derechos que le asisten como Titular del Dato Personal; y el correo electrónico donde podrá formular las consultas y/o reclamos respecto a sus derechos como Titular del Dato Personal.

Por regla general en LA EMPRESA se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles. Solamente se podrá hacer su tratamiento cuando:

A. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

B. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

C. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

D. El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

E. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento se adoptarán las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

F. El Tratamiento se refiera a las bases de datos, sistemas de información y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.

G. El Tratamiento se refiere a datos públicos, de acceso público, o que se encuentren en páginas públicas.

H. El Tratamiento se refiere al registro civil de las personas, nombres, cédulas y datos relacionados en las páginas públicas, relacionados en documentos públicos y de acceso público, páginas del gobierno.

I. El Tratamiento se refiere a datos recolectados o tratados por páginas de redes sociales, con información pública, motores de búsqueda y minería de datos que utiliza datos disponibles y públicos en la web.

LA EMPRESA limitará el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará el consentimiento previo y expreso sobre la finalidad del dato personal de carácter sensible.

LA EMPRESA asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Por tal razón en LA EMPRESA queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes; solamente hará tratamiento en datos que sean de naturaleza pública o provengan de los empleados al momento de su vinculación laboral, siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos: A) que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes; B) que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

LA EMPRESA, así como cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes en la empresa, velarán por que se dé un uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos tanto en la presente Política como los señalados por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único 1074 de 2015 y demás normatividad vigente.

LA EMPRESA requerirá la autorización previa e informada del Titular, anteponiendo el comunicado AVISO DE PRIVACIDAD mediante cualquier medio idóneo que permita su posterior verificación, por medio de formularios electrónicos o físicos.

7.1. Casos en que no es necesaria la autorización. Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, pueden ser tratados por LA EMPRESA. Para LA EMPRESA, la autorización del Titular no será requerida cuando se trate de: A. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. B. Datos de naturaleza pública, de acceso al público y disponibles públicamente. C. Casos de urgencia médica o sanitaria. D. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. E. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. F. Datos relacionados y pertinentes para la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y financiación al terrorismo.

Se entenderá que la autorización otorgada por el Titular del Dato Personal a LA EMPRESA cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable cuando ésta se manifieste: por vía escrita, sin importar la forma en que se conserve; de forma oral; o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a LA EMPRESA la autorización respectiva.

7.2. Eventos en los cuales no es necesaria la autorización del titular de los datos personales. LA EMPRESA, atendiendo a lo establecido por la normatividad vigente, entiende que la autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos: A. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. B. Datos de naturaleza pública. C. Casos de urgencia médica o sanitaria. D. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. E. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

8.1. Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular. En el tratamiento de los datos personales efectuado por LA EMPRESA se reconoce que la titularidad o legitimación de los datos personales está regida por la ley; por lo tanto, el tratamiento de los datos de sus usuarios debe ser autorizado por los mismos. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, salvo que exista mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Conforme al artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015, los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas: por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable; por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; y por la estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

8.2. Derechos de los titulares. El Titular de los datos personales tratados por LA EMPRESA tendrá los siguientes derechos:

A. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

B. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

C. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

D. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

E. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

F. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento por los medios y términos establecidos por la empresa.

Lo anterior se realizará a través del mecanismo de comunicación denominado «AVISO DE PRIVACIDAD».

8.3. Suministro de la información. La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los medios digitales, según lo requiera el Titular. La información será de fácil comprensión, sin barreras técnicas que impidan su acceso, y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

8.4. Deber de informar al titular. LA EMPRESA, a través de los mecanismos establecidos, al momento de solicitar al Titular la autorización deberá informar de manera clara y expresa lo siguiente: A. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo. B. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes. C. Los derechos que le asisten como Titular. D. La identificación, dirección física o electrónica de la ubicación del Responsable del Tratamiento.

El Responsable del Tratamiento conservará prueba de la autorización y, cuando el Titular lo solicite, entregará copia de esta. En el caso de que el responsable del tratamiento de datos para consulta sea un cliente, este conservará prueba de la autorización para los mismos efectos.

8.5. Personas a quienes se les puede suministrar la información. La información que reúna las condiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 podrá suministrarse a las siguientes personas: A. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales. B. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. C. A los terceros autorizados por el Titular mediante poder o por la ley.

9.1. Consultas. LA EMPRESA ha dispuesto de un mecanismo para que el titular del dato personal, y/o sus representantes y/o apoderados, o aquellos que por mandato de otro estén legitimados para representarlo, formulen CONSULTAS respecto de cuáles son los datos personales del titular que reposan en las bases de datos de LA EMPRESA.

1. Este mecanismo se efectuará a través del correo electrónico habeasdata@datainnova.co.

2. LA EMPRESA dará respuesta al solicitante siempre y cuando éste último tuviere derecho a ello por ser el titular del dato personal, su representante y/o apoderado, aquellos que por estipulación a favor de otro o para otro estén legitimados, o el responsable legal en el caso de menores de edad. Se guardará copia de la consulta y de la respuesta proferida.

3. LA EMPRESA le dará trámite a la solicitud y la enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por LA EMPRESA. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4. La respuesta se proferirá aun en los casos en que se considere que el solicitante no tiene capacidad para realizar la consulta, en cuyo caso se le informará al solicitante y se dará la posibilidad de que demuestre el interés y la capacidad aportando documentación adicional.

9.2. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de LA EMPRESA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, dirigiendo comunicación al correo electrónico habeasdata@datainnova.co con el título «RECLAMO DATOS PERSONALES», el cual será tramitado bajo los siguientes lineamientos:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento a través del correo electrónico habeasdata@datainnova.co. El reclamo deberá indicar la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, una dirección para el envío de la respuesta, y acompañar los documentos que se quiera hacer valer dentro de la reclamación.

2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane la información faltante. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

3. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado al Oficial de Protección de Datos (o quien haga sus veces) en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

4. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En virtud de la presente Política de Protección de Datos Personales son deberes de LA EMPRESA, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley, los siguientes:

10.1. Como responsable del tratamiento. A. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. B. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. C. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. D. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. E. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. F. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado, y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. G. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. H. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley. I. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. J. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley. K. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos. L. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. M. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. N. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. O. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10.2. Deberes del encargado del tratamiento. LA EMPRESA, en el relacionamiento con sus clientes, al poner a disposición sistemas de información que sus clientes utilicen bajo su propia autonomía y manejo de datos, funge como Encargado del Tratamiento de datos y deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad: A. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. B. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. C. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos establecidos por la ley. D. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. E. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados por la ley. F. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. G. Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012. H. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. I. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. J. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. K. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. L. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

El Registro Nacional de Bases de Datos es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país.

Para realizar el registro de bases de datos, LA EMPRESA aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las políticas de tratamiento de la información, las cuales obligarán a los responsables y encargados del mismo, y cuyo incumplimiento acarreará las sanciones correspondientes.

Las políticas de Tratamiento aplicadas por LA EMPRESA se ajustan a los requerimientos mínimos de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015; para efectos de mejora en la gestión, estas podrán adecuarse cuando se requiera, siempre que se respete la normatividad vigente.

LA EMPRESA prohíbe la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios.

Esta prohibición no regirá cuando se trate de: A. Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia. B. Información para la prevención, monitoreo y control del Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo. C. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública. D. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable. E. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad. F. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales, siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular. G. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

12.1. De la transferencia y transmisión internacional de datos personales. Para la transmisión y transferencia de datos personales se aplicarán las siguientes reglas: 12.1.1. Las transferencias internacionales de datos personales deberán observar lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. 12.1.2. Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un Responsable y un Encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato de transmisión de datos personales.

12.2. Contrato de transmisión de datos personales. El contrato que suscriba el Responsable con los encargados para el tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad señalará los alcances del tratamiento de los datos personales y las obligaciones del Encargado para con el titular y el Responsable. Mediante dicho contrato el Encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del Responsable bajo la política de tratamiento de la información fijada y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables. Además de las obligaciones que impongan las normas aplicables, dentro del citado contrato deberán incluirse las siguientes obligaciones: 1. Dar Tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan. 2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que contengan datos personales. 3. Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

LA EMPRESA, atendiendo a su estructura organizacional empresarial y en concordancia con las funciones del área de Calidad, ha designado al Oficial de Protección de Datos Personales como responsable de velar por el cumplimiento de la presente política de tratamiento y protección de datos personales, para lo cual contará con el apoyo de las demás áreas de la empresa que hacen tratamiento de datos personales, para gestionar y dar respuesta a las solicitudes de los titulares o terceros autorizados, con ocasión del ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refieren los artículos 14° y 15° de la Ley 1581 de 2012.

Domicilio: Bogotá, Colombia. Dirección: Carrera 22 BIS No. 42-03. Correo electrónico: habeasdata@datainnova.co. Página web: http://www.datainnova.co, opción PQR. Teléfono del responsable: (+031) 7941834.

Dicha consulta debe contener como requisitos mínimos los siguientes: 1. Que el titular interesado esté plenamente identificado, para lo cual debe adjuntar fotocopia de documento de identidad o documento equivalente que acredite su identidad. 2. Solicitud clara e inequívoca. 3. Dirección electrónica. 4. Número de celular.

14.1. Base de datos sistema de videovigilancia. Descripción: esta base de datos corresponde a la información que se obtiene del sistema de videovigilancia propiedad de LA EMPRESA que es utilizada al interior de sus instalaciones. Contenido: la base de datos la conforman las imágenes de las personas que han sido captadas por los equipos de videovigilancia. Forma en que se recolectan los datos: los datos son recolectados por los equipos de videovigilancia dispuestos en las instalaciones de LA EMPRESA. Finalidad: seguridad personal y de instalaciones, monitoreo sobre las personas que ingresan a las instalaciones. La información recolectada en esta base de datos podrá ser utilizada como elemento material probatorio o evidencia física ante las autoridades competentes. Tratamiento: recolección, almacenamiento, uso, supresión, consulta.

14.2. Bases de datos de personal. Descripción: corresponde a la información del personal que se ha presentado a las ofertas laborales de la empresa o tiene vínculo contractual vigente con LA EMPRESA o haya tenido vínculo alguno. Contenido: la base de datos contiene información personal, laboral, familiar, financiera, educativa. Forma en que se recolectan los datos: los aspirantes entregan en medio físico y/o magnético la información y el personal vinculado la actualiza periódicamente. Finalidad: los datos personales se recolectan con el fin de adelantar los procesos de selección de personal, pagos de seguridad social, incapacidades, bienestar social, pagos de nómina y demás procesos y procedimientos requeridos al interior de LA EMPRESA o por las autoridades competentes que requieran dicha información. Tratamiento: recolección, consulta, verificación, uso.

14.3. Bases de datos de clientes. Descripción: corresponde a la información de las personas naturales y/o jurídicas con las cuales exista o haya existido relación contractual y/o comercial para el cumplimiento del objeto de LA EMPRESA. Contenido: la base de datos contiene información personal, laboral, financiera y/o educativa y/o de contacto. Forma en que se recolectan los datos: una vez se inicien las relaciones contractuales y/o comerciales se recolecta la información y la misma se actualiza periódicamente. Finalidad: los datos personales se recolectan con el fin de desarrollar y mantener la relación contractual y/o comercial, dar a conocer información de LA EMPRESA y de los servicios de la misma, enmarcado en el cumplimiento del desarrollo de las actividades de LA EMPRESA. Tratamiento: recolección, consulta, verificación, uso.

14.4. Bases de datos de proveedores. Descripción: corresponde a la información que contiene datos de personas naturales y/o jurídicas con quienes se tiene o haya tenido una relación contractual y/o comercial en el desarrollo normal de los negocios de LA EMPRESA. Contenido: la base de datos contiene información personal, laboral, financiera y/o educativa y/o de contacto. Forma en que se recolectan los datos: los aspirantes entregan en medio físico y/o magnético la información y el personal vinculado la actualiza periódicamente. Finalidad: los datos personales se recolectan con el fin de desarrollar y mantener la relación contractual y/o comercial, dar a conocer información de LA EMPRESA y de los servicios de la misma, enmarcado en el cumplimiento del desarrollo de las actividades de LA EMPRESA. Tratamiento: recolección, consulta, verificación, uso.

14.5. Bases de datos de usuarios de los productos y/o servicios. Descripción: corresponde a la información de los usuarios y/o titulares que utilizan los productos y/o servicios que LA EMPRESA ofrece. Contenido: la base de datos contiene información personal, laboral y/o de contacto. Forma en que se recolectan los datos: una vez se inicien las relaciones contractuales y/o comerciales se recolecta la información y la misma se actualiza periódicamente. Finalidad: los datos personales se recolectan con el fin de obtener el registro de las operaciones ejecutadas por los usuarios y/o titulares de los productos que ofrece LA EMPRESA, enmarcado en el cumplimiento del desarrollo de las actividades de LA EMPRESA. Tratamiento: recolección, consulta, verificación, uso.

LA EMPRESA desarrollará jornadas anuales de capacitación y sensibilización en protección de datos personales y seguridad de la información, poniendo en conocimiento estas políticas en su página web http://www.datainnova.co/habeas-data/, y por el medio que considere adecuado, y con ello capacitar a su personal vinculado y contratistas en la administración de los datos personales con una periodicidad al menos anual, con el fin de fortalecer sus conocimientos sobre el particular.

Los nuevos funcionarios y contratistas, al momento de vincularse con la Entidad, deben conocer sus responsabilidades con respecto a la protección de datos personales y seguridad de la información dentro de LA EMPRESA.

Desde el proceso de Gestión de Talento Humano, conjuntamente con el Oficial de Protección de Datos Personales, se definirán las jornadas de capacitación acorde con los cambios normativos que se vayan presentando.

LA EMPRESA realizará procesos de revisión o auditorías en materia de protección de datos personales, verificando que las políticas se hayan implementado adecuadamente. Una vez se obtengan los resultados, se diseñarán e implementarán los planes de mejoramiento (preventivos, correctivos y de mejora) a que haya lugar.

Dichos procesos de revisión se realizarán con una periodicidad mínima de un año o de forma extraordinaria ante incidentes graves que afecten a la integridad de las bases de datos personales.

Los resultados de la revisión junto con los eventuales planes de mejoramiento serán presentados por el Oficial de Protección de Datos Personales al Representante Legal para su valoración y aprobación.

Los datos personales que se almacenen, utilicen o se transmitan permanecerán en la base de datos de LA EMPRESA atendiendo al criterio de temporalidad, durante el tiempo necesario de conformidad con las finalidades para las cuales fueron recolectados y fueron mencionados en la presente Política.

Es un deber por parte de los empleados de LA EMPRESA el de conocer esta Política y realizar todos los actos que permitan su implementación y cumplimiento al interior de la empresa.

LA EMPRESA podrá modificar en cualquier momento los términos y condiciones de la presente Política. Cualquier cambio será notificado previa o simultáneamente a los titulares de los datos personales y será efectivo apenas se haya efectuado la notificación y la publicación.

El presente documento empezará a regir desde la fecha de su suscripción.

Luis Felipe Giraldo Cardona, Representante Legal. Elaboró: Marly Ortiz Hernández. Revisó: M. Sánchez. Aprobó: Luis Felipe Giraldo.